Projektmanagement: Team Foundation Server mit Project und Excel – Teil 1

„Projektmanagement ist für Projektmanager. Quellcodeverwaltung ist für Entwickler.“ Diese Doktrin bestimmt den allgemeinen Tenor in der Softwareentwicklung. Doch wer übernimmt das Projektmanagement während der Arbeit mit einem Team Foundation Server? Oftmals der Entwickler, da Projektmanager sich hier einfach nicht „zuhause“ fühlen.

Viele Projektmanager können sehr gut mit Werkzeugen wie PowerPoint, Excel und Project umgehen, sind jedoch nicht in der Bedienung des TFS geschult. Somit bleibt die Pflege und das Management der Entwicklungsprojekte innerhalb vom TFS dem Entwickler überlassen, obwohl dies eigentlich die Aufgabe des Projektmanagers wäre. image

Neben der Zuständigkeitsfrage ist das doppelte Erledigen von Aufgaben zeitraubend. Der Projektmanager beobachtet den Fortschritt der Projekte auf Basis manuell gepflegter
Diagramme. Deren Pflegeaufwand könnte eingespart werden,  da alle notwendigen Daten sowie fertige Reports und auch Trendaussagen vom TFS bereits frei Haus geliefert werden.

Damit jeder mit dem Werkzeug arbeiten kann, welches er beherrscht und darüber hinaus am besten für seine Arbeit geeignet ist, bietet sich die Nutzung der Integrationsfeatures an, welche die Zusammenarbeit zwischen dem TFS und Microsoft Project mühelos gelingen lässt. Der zentrale Dreh- und Angelpunkt ist dabei das Work Item-Tracking.

Eins der zentralen Probleme ist die fehlende Übersicht über den Verlauf einzelner Work Items Arbeitsaufgliederungszeitplan in Team Explorerinnerhalb des TFS. Microsoft Project hingegen bietet diese Möglichkeit und durch die Nutzung der Integrationsfeatures kann Microsoft Project nicht nur zum Betrachten der Work Items, sondern auch zum Anlegen dieser verwendet werden.

Im Rahmen dieser Artikelserie werde ich diverse Aspekte der Zusammenarbeit zwischen dem TFS, Microsoft Project und Microsoft Excel erläutern und Wege aufzeigen wie Probleme, die in der Kommunikation zwischen Projektmanager und Entwickler bestehen, gelöst werden können.

Die Serie gliedert sich inhaltlich in folgende Abschnitte:

  • Projektmanagement mit dem TFS – Ein Anfang mittels Work Item-Tracking
  • Alles in einer Hand. Entwicklungsprojekte planen mit Microsoft Project
  • Jetzt wird’s ernst: Zeit- und Ressourcenverwaltung
  • Planung ersetzt das Chaos durch den Irrtum: Agil bleiben mit Microsoft Project
  • Von Experten für Experten: Anpassung von Microsoft Project Feldzuordnungen

Projektmanagement mit dem TFS: Ein Anfang mittels Work Item-Tracking

Im Rahmen dieses Artikels werde ich mich vorzugsweise auf den Top-down Modellierungs-Prozess beziehen.

Im Zentrum des Projektes steht das Ziel des Projekts, das durch das Abarbeiten der Work Items umgesetzt werden soll. Das Work Item stellt somit den Schnittpunkt der zu erledigenden Aufgaben und dem Code dar. Mit Work Items kann der Projektleiter das Erreichen des Projektzieles besser planen und die Teammitglieder haben eine Übersicht der zu erledigenden Aufgaben. Je nachdem welche Art von Softwareentwicklungsmodell man verfolgt (MSF for Agile Software Development, MSF for CMMI Process Improvement, Scrum) unterscheidet sich die Art der Work Items sowie die Arbeitsweise der Teammitglieder.

Bevor mit dem Schreiben des Quellcodes begonnen werden kann, muss ein Teamprojekt im TFS existent sein. Davon ausgehend, dass der Projektleiter auch als Projektadministrator innerhalb des TFS fungiert, legt dieser das Teamprojekt an. Dabei selektiert der Projektadministrator die im Team verwendete Prozessvorlage für das Softwareentwicklungsmodell und bestimmt welche Teamprojektsammlung für das neue Projekt verwendet werden soll.

Wenn das Projekt angelegt ist, können die Teammitglieder dem Projekt zugeordnet werden. Sollte der TFS in einer Umgebung mit einem Active Directory betrieben werden, empfiehlt es sich, die Benutzerberechtigungen über AD-Gruppen zu steuern. Einige Gruppen werden vom TFS automatisch für ein neues Teamprojekt definiert: Lesezugriff (Readers), Schreibzugriff (Contributors), Administratoren (Project Administrators) und eine interne Gruppe zum Buildmanagement (Build Services).

Steht der imageGrundaufbau des Projektes, muss dieses nun nur noch mit den zu erledigenden Aufgaben gefüllt werden: den Work Items. Im Visual Studio wird dies über den Team Explorer realisiert. Sobald eine Verbindung zu der entsprechenden Teamprojektsammlung besteht, können für das ausgewählte Projekt Work Items angelegt werden.

Soll Quellcode an den TFS übergeben werden sollen, kann man diese Änderung mit einem Work Item verbinden. Zudem kann eine solche Zuordnung durch den Projektadministrator als verpflichtend gesetzt werden. In dem Work Item müssen dann die Zeiten erfasst werden (noch verbleibende Zeit und benötigte Zeit), damit im späteren Verlauf eine Auswertung über die effektive Zeit des Projektes gemacht werden kann.

Die Möglichkeiten in der Softwareentwicklung mit TFS, Excel und Project

Bei sehr umfangreichen Projekten wird man schnell feststellen, dass die Übersicht der Work Items im Visual Studio nicht mehr ausreicht.Arbeitsaufgliederung von Aufgaben in Excel Für die Erfassung oder um die Aufgabenplanung bei kleineren Projekten (~200 Work Items) tabellarisch darzustellen kann Excel eine große Hilfe sein. Mit Hilfe des Work Item Addins können die Work Items aus dem TFS nach Excel importiert und dort offline bearbeitet werden. Das hat mehrere positive Effekte: Zum einen können Änderungen an den Arbeitsaufgaben gemacht werden, ohne dass eine aktive Verbindung zum TFS bestehen muss und zum anderen, dass die Übersicht wesentlich besser ist, als im Visual Studio. Natürlich kann man auch Auswertungen über Excel machen. Die Änderungen können jederzeit an den TFS übertragen werden. Hierbei werden nur geänderte oder neue Arbeitsaufgaben an den TFS übertragen. Für den Projektmanager bietet Microsoft Project eine ähnliche Funktionalität: Man kann aus den vorhandenen Work Items einen Projektplan erzeugen lassen und erhält schnell und einfach einen Überblick über das gesamte Projekt. Da der Projektmanager oftmals mit Microsoft Project besser umgehen kann, als mit dem Visual Studio, kann er die Work Items auch einen Projektplan ausarbeiten und diesen dann an den TFS weitergeben. Auch in Project muss für die Synchronisation eine Verbindung zum TFS vorhanden sein. Die Offline-Funktionalität stellt somit sowohl bei Excel, als auch bei Project eine gute Möglichkeit für Präsentationen wie z. B. einen Kundenworkshop für Fehlerdiagnosen dar.

Somit ergeben sich die folgenden Punkte:

Mit Excel

  • können zeitsparend Massenoperationen vorgenommen werden
  • können die Work Items in einer tabellarischen Hierarchie Betrachtet und Bearbeitet werden

Mit Project

  • existiert ein vertrautes Tool zum Betrachten und Bearbeiten von Projektplänen
  • können Gant-Charts erstellt und Kollisionen der Work Items überwacht werden

Zusammen stellen der TFS, Excel und Project ein sehr mächtiges Werkzeug zum Verwalten von Projekten dar.

Die Projektplanung mit Project und Excel werde ich im nächsten Blogartikel dieser Serie demonstrieren.

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Über die Autoren

Christian Jacob ist Leiter des Geschäftsbereiches Softwarearchitektur und -entwicklung und zieht als Trainer im Kontext der .NET Entwicklung sowie ALM-Themen Projekte auf links.

Marcus Jacob fokussiert sich auf die Entwicklung von Office-Addins sowie Windows Phone Apps und gilt bei uns als der Bezwinger von Windows Installer Xml.

Martin Kratsch engagiert sich für das Thema Projektmanagement mit dem Team Foundation Server und bringt mit seinen Java- und iOS-Kenntnissen Farbe in unser ansonsten von .NET geprägtes Team.

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